Als je op zoek bent naar een sponsor, kom je het gegarandeerd tegen: het schrijven van een sponsorbrief. Wat is zo belangrijk aan deze brief? En hoe maak je indruk met tekst op een plat stuk papier? Met een paar simpele tips is een sponsorbrief schrijven een eitje. Of in ieder geval een stuk minder lastig dan je denkt.
We horen het je denken: waarom zou ik een sponsorbrief schrijven? Een e-mail is toch veel makkelijker? Klopt, een e-mail schrijven kost je minder tijd en moeite. Maar dat weet een sponsor natuurlijk ook. Daarom is het veel effectiever om een echte brief te schrijven: daarmee laat je zien dat je de tijd en moeite hebt genomen om het bedrijf of de organisatie in kwestie te benaderen. Een persoonlijke en attente manier om jezelf te introduceren.
Daarnaast krijgen bedrijven en organisaties dagelijks ontzettend veel mails binnen. De kans is groot dat jouw mail verdwijnt in een mailbox en ergens onderaan de stapel terechtkomt. En dat wil je voorkomen! Ga daarom altijd op zoek naar een opvallende manier om contact te leggen met mogelijke sponsors: een brief in plaats van een mail, en een sms in plaats van een appje. Kies dus een minder gangbaar medium dan je normaal zou kiezen. Klinkt een beetje onlogisch, maar zo onderscheid je je echt van de rest. Dat is pas leuk binnenkomen.
Een sponsorbrief schrijven is dus een leuke en unieke manier om contact te leggen met bedrijven en organisaties. Maar niet alleen de vorm van communiceren is belangrijk, ook de inhoud is van belang. En hoe maak je van een plat stuk tekst een aantrekkelijk verhaal? Simpel: trek meteen de aandacht. Want hoe langdradiger je verhaal, hoe minder groot de kans dat een bedrijf of organisatie ‘m gaat lezen. Houd daarom een lengte van maximaal een half A4’tje aan.
Houd daarnaast rekening met wie jouw brief gaat lezen. Is het iemand van 60 of iemand van 30? Iemand die al jaren in het vak zit, of net bij het bedrijf werkt? Kies afhankelijk daarvan de juiste tone of voice in je brief. Zo past ie precies bij degene die ‘m leest en is de kans groter dat die persoon dat ook daadwerkelijk doet.
Nu je weet wat aandachtspunten zijn als je een sponsorbrief gaat schrijven, is het tijd voor wat inhoudelijke tips. We zetten de belangrijkste op een rijtje:
Houd in je brief een positieve en uitnodigende toon aan. Laat zien dat je weet wie het bedrijf of de organisatie is, maar: stel je niet al te wervend op. Complimenten geven mag, maar let op dat je wel eerlijk blijft. Als je positief doet om het positief doen, val je al snel door de mand.
Deze tip is in lijn met de vorige: laat zien waar je het bedrijf van kent. Sponsort de organisatie al een andere sportclub in de buurt? Of zie je het bedrijf veel terug in de omgeving? Dan kan het bedrijf wellicht ook iets voor jou betekenen! Zeker als je zelf ook zichtbaar bent in de regio: dat maakt jullie een goede match.
Deze tip is heel belangrijk: richt je op het regelen van een afspraak in plaats van op het binnenhalen van een groot sponsorbedrag. Want een bedrijf gaat niet zomaar een club of sporter sponsoren voordat je kennis hebt gemaakt met elkaar. Daarbij kom je een stuk sympathieker over als je vraagt om een afspraak dan wanneer je meteen een aanvraag tot sponsoring doet.
Jij benadert het bedrijf in kwestie, dus jíj neemt de leiding. En dat geldt vooral voor het opnemen van contact na deze sponsorbrief. Bedrijven en organisaties hebben het vaak druk, waardoor het terugbellen van een sportclub er nog weleens bij inschiet. Maar geen paniek: zet in je brief dat je over een paar weken zelf contact opneemt, als je tegen die tijd nog niets van het bedrijf gehoord hebt. Met zo’n proactieve houding krijg je des te sneller iemand te spreken, let maar op.
Een inkoppertje, maar wel een belangrijke: laat je contactgegevens achter op de sponsorbrief. In een e-mailhandtekening staat vaak standaard je telefoonnummer, maar in een sponsorbrief natuurlijk niet! Dus laat je e-mailadres en telefoonnummer achter, zodat de lezer je weet te bereiken.
Voeg fotomateriaal toe aan je sponsorbrief om de lezer een concreet beeld te geven van jouw sportclub of jou als sporter. Dat maakt het makkelijker voor bedrijven om jouw verhaal voor zich te zien. En zo weten ze meteen met wat voor partij ze te maken hebben. Denk aan foto’s van de kantine, shirts of sponsormogelijkheden. Hoe concreter, hoe beter.
Ga je een sponsorbrief schrijven en kun je hulp gebruiken? Ben je op zoek naar die ene unieke insteek of persoonlijke twist? In onze online sponsortraining gaan we in stap 6 in op hoe je het beste een sponsorbrief kunt schrijven. Je krijgt concrete tips over hoe je het zelf aan kunt pakken én krijgt een voorbeeldbrief sponsoraanvraag. Meer informatie vind je hier.