Het binnenhalen en behouden van sponsors vergt veel tijd. Daarom stellen sportclubs vaak een sponsorcommissie in, die zich volledig bezighoudt met de clubsponsoring. Waar moet je aan denken als je een sponsorcommissie instelt? En wat zijn de taken die erbij horen?
Sommige sportclubs laten de sponsoring aan het bestuur over. Deze mensen komen namelijk toch al samen, dus dan kunnen ze net zo goed meteen de clubsponsoring bespreken, toch? Het is echter meestal iets ingewikkelder dan dat. Een bestuur is vaak minder bezig met uitvoeren, terwijl sponsoring bij uitstek een uitvoerende taak is. Daarom is het handig om een sponsorcommissie aan te stellen: zo houd je je sponsors tevreden en heeft iedereen genoeg tijd voor z’n eigen taken.
Het bestuur stelt de sponsorcommissie aan, net als de meeste andere commissies bij een sportclub. Het hangt van de grootte van de vereniging af, hoeveel mensen er in deze commissies komen. We raden je aan om minstens twee mensen verantwoordelijk te maken voor de sponsorcommissie: als er dan iemand wegvalt, is de kans groter dat je het opgebouwde netwerk behoudt dan wanneer je één iemand verantwoordelijk stelt.
Bij het aanstellen van een sponsorgroep, is het van belang om mensen strategisch te kiezen. Sponsoring draait namelijk vooral om het benutten van netwerken, dus is het handig om mensen met commerciële kennis én een groot netwerk in zo’n commissie te plaatsen. Zeker op lokaal niveau zijn netwerken extra waardevol. Vraag dus vooral die ene succesvolle vrouw uit het bedrijfsleven om haar steentje bij te dragen aan de sponsorcommissie. Of die invloedrijke man die goed contact kan leggen met de eigenaar van de bakkerij, de plaatselijke slager of lokale winkels. Het gaat er vooral om dat je mensen kiest die zowel binding met de club, als een waardevol netwerk hebben.
Maak daarnaast gebruik van het netwerk van je clubleden: je hoeft als sponsorcommissie namelijk echt niet het wiel opnieuw uit te vinden. Hoe meer clubleden een sportclub heeft, hoe meer contacten je kunt leggen met het bedrijfsleven. Hoe je daar achter komt? Stuur een vragenlijst naar alle leden met de vraag bij welk bedrijf of organisatie ze werken en of ze hun sportclub willen of kunnen sponsoren. Het kan zijn dat een clublid niets afweet over hoe de sponsoring binnen zijn bedrijf werkt, maar misschien kunnen ze je wel doorverwijzen naar iemand anders. Op die manier geef je clubleden inbreng én benut je alle mogelijkheden om partijen aan je te binden. Win-win!
De twee belangrijkste sponsorcommissietaken zijn het binnenhalen en behouden van sponsors. Daar horen de volgende acties bij:
Het is aan de sponsorcommissie om bedrijven duidelijk te maken dat sponsoring hen veel voordelen oplevert. Denk aan de financiële voordelen, extra merkexposure en het vergroten van hun afzetmarkt. Onder deze taak vallen dus ook de acties om sponsors binnen te halen: het benaderen van bedrijven op een leuke, originele manier.
Wil een bedrijf de sportclub sponsoren? Dan zorgt de sponsorcommissie ervoor dat de sponsorafspraken na worden gekomen. Ze regelen dat de sponsorborden op een bepaalde plek komen of dat er bijvoorbeeld ruimte is voor een photowall. De sponsorcommissie is daarnaast aanwezig op het daadwerkelijke evenement om sponsors te ontmoeten en ook het persoonlijke contact te onderhouden.
Tot slot houdt een sponsorcommissie contactmomenten met sponsors in de gaten. Hoe betrokken wil een sponsor zijn? Hoe vaak spreken jullie elkaar? En via welk kanaal? Dit lijkt een simpele taak, maar het is wel een belangrijke. Want als een bedrijf niet zit te wachten op een wekelijkse mail, dan kun je dat maar beter weten: anders is de kans groot dat er ontevredenheid ontstaat. Aan de sponsorcommissie de taak om in te schatten hoe vaak en wat voor soort contact een sponsor prettig vindt.
Een sponsorcommissie is dus van groot belang om sponsorregelingen van een sportclub vlekkeloos te laten verlopen. Zorg er daarom voor dat je mensen met commercieel inzicht én een groot netwerk aanstelt om zich volledig op de sponsoring te storten. Wie kan het beste alle sponsorcommissietaken op zich nemen? Met de juiste keuzes houd je je sponsors tevreden en heeft iedereen binnen de sportclub genoeg tijd voor z’n taken. En dat is wel zo fijn! Hulp nodig bij een goed stappenplan om sponsoren aan jouw club te binden? Neem gerust contact met ons op!